Gizlilik politikası

Veri sorumlusu

DestekBotu, İngiltere’de (Londra) yerleşik bir işletmedir ve bu metin kapsamında veri sorumlusudur. Adres: 20 Wenlock Road, London N1 7GU, United Kingdom. İletişim: destek@destekbotu.com

Kişisel verileriniz Birleşik Krallık hukukuna, yani UK GDPR ve 2018 tarihli Veri Koruma Kanunu’na (Data Protection Act 2018) göre işlenir. Denetim otoritemiz Information Commissioner’s Office (ICO) kurumudur.

Müşterilerimizin kendi son kullanıcılarına ait veriler bakımından müşteri veri sorumlusu, DestekBotu ise veri işleyen sıfatıyla hareket eder.

İşlenen veriler

Hesap verileri: ad, e-posta adresi ve şirket adı. Lisans faturalandırılırken bizimle paylaştığınız ticari unvan, vergi numarası ve adres de işlenir.

Kullanım verileri: oturum kayıtları (tarayıcı bilgisi ve IP adresinin tek yönlü özeti), işlem günlükleri. Sunucu erişim günlüklerinde IP adresi ağ düzeyinde maskelenir (IPv4’te son sekizli, IPv6’da son 96 bit silinir).

İçerik verileri: müşterinin bota öğrettiği bilgiler, son kullanıcılarla yapılan mesajlaşmaların içeriği ve ekibin bu konuşmalara bıraktığı notlar (kapanış notları, yanlış cevap işaretleri).

Son kullanıcı verileri (işleyen sıfatıyla): WhatsApp numarası, profil adı, mesaj içeriği ve gönderilen mesajların WhatsApp’ın bildirdiği iletim durumu (iletildi, okundu); web sohbetinde oturum kimliği ve mesaj içeriği. Müşteri botun fotoğraf ve sesli mesajlara bakmasını açtıysa bunlar da işlenir; dosyaların kendisi saklanmaz, sesli mesajın yazıya dökülmüş hali konuşmada kalır. Müşteri botun geri dönüş için iletişim bilgisi almasını açtıysa, son kullanıcının kendisine dönülmesi için bota verdiği ad, telefon numarası, e-posta adresi ve ne istediği de işlenir; bu talep, müşterinin hesap sahibi ve yöneticilerine e-postayla bildirilir ve konuşmayla birlikte saklanır. Müşterinin istatistikleri için her talebin konusu, dili, cevap süreleri ve ekibe aktarılıp aktarılmadığı konuşmayla birlikte tutulur.

İletişim formu ve sitedeki demo sohbeti: sorduğunuz soru, botun verdiği yanıt, bıraktığınız e-posta ve şirket adı ile IP adresinizin özeti. Demo sohbetinde size dönmemizi isteyip adınızı, telefon numaranızı veya e-posta adresinizi bırakırsanız bunlar da işlenir ve yalnızca size dönmek için kullanılır. Demo sohbetlerinin konusu ve diliyle, botun cevaplayıp cevaplayamadığı, demoyu geliştirmek için kendi istatistiklerimizde tutulur.

WhatsApp demo numaramız: bu numaraya yazdığınızda WhatsApp numaranız, profil adınız, mesajlarınız, gönderdiğiniz fotoğraf ve sesli mesajlar ve gönderdiğimiz yanıtların iletim durumu. Botun baktığı fotoğraflar ve dinlediği sesli mesajlar kullanıldıktan sonra Twilio’dan da silinir; sesli mesajın yazıya dökülmüş hali konuşmada kalır. Bu konuşmalar da yukarıdaki demo istatistiklerine dahildir.

Hukuki dayanak

Sözleşmenin ifası: hesabın oluşturulması, hizmetin sunulması, faturalandırma.

Meşru menfaat: platform güvenliği, kayıt taleplerinin incelenmesi ve kötüye kullanımın önlenmesi, iletişim taleplerinin yanıtlanması, hizmetin iyileştirilmesi.

Hukuki yükümlülük: muhasebe ve vergi kayıtlarının saklanması.

Güvenlik

Müşterinin yapay zekâ sağlayıcı anahtarı ve entegrasyon kimlik bilgileri AES-256-GCM ile şifrelenerek saklanır. Bu değerler kaydedildikten sonra hiçbir ekranda ve hiçbir API yanıtında geri gösterilmez.

Müşteriler arasındaki yalıtım uygulama kodunda değil, veritabanı katmanında zorunlu kılınmıştır (PostgreSQL satır düzeyi güvenlik, FORCE ROW LEVEL SECURITY). Bir müşterinin verisine başka bir müşterinin oturumundan erişilmesi, uygulama kodunda bir hata olsa dahi veritabanı tarafından reddedilir. Bu davranış otomatik testlerle doğrulanır.

Yönetim ekranlarımızda müşteri sohbetlerinin veya bilgi tabanı içeriğinin görüntülendiği bir bölüm bulunmaz; bu ekranlar yalnızca sayısal özet gösterir.

Site ve API trafiği TLS ile şifrelenir. Sunucuya yalnızca anahtarla erişilir; parola ile giriş kapalıdır. Veritabanının günlük yedeği şifrelenerek alınır ve 14 gün saklanır; yedekleri açan anahtar sunucuda tutulmaz.

Aktarım ve uluslararası transfer

Sunucularımız Avrupa’dadır (Almanya).

Hizmetin sunulması için birlikte çalıştığımız alt işleyenler: OpenAI (Yapay zekâ özellikleri: yanıtlar, fotoğraf ve sesli mesajlar, bilgi tabanı araması, entegrasyon kurulumu, not taslakları, düzeltme önerileri ve talep istatistikleri); Meta Platforms (WhatsApp mesajlaşma altyapısı); Hostinger (Sunucu, veritabanı ve e-posta barındırma). Bu listeye yeni bir alt işleyen eklenmeden önce müşterilerimizi bilgilendiririz.

Yapay zekâ özellikleri için gereken içerik model sağlayıcısına (OpenAI) aktarılır: yanıt üretmek için mesaj içeriği ile, müşteri bu seçeneği açtıysa, gelen fotoğraflar ve sesli mesajlar (sesli mesajlar yazıya dökülmek üzere); bilgi tabanında arama yapabilmek için bilgi kayıtları ve gelen sorular (sayısal vektörlere dönüştürülmek üzere); müşteri bir entegrasyon kurarken yüklediği API belgesi ve bağlantı denemesinin yanıtı.

Ekip bir konuşmayı kapatırken not taslağı istediğinde o konuşmanın son kapanıştan sonraki mesajları, yanlış işaretlenen bir cevap için düzeltme önerisi istendiğinde ise cevaptan önceki son mesajlar, botun cevabı, yazılan doğru bilgi ve cevabın dayandığı bilgi kayıtları aynı sağlayıcıya gönderilir. Taslak ve öneriler yalnızca isteyen kişiye gösterilir; o kişi kaydetmedikçe ya da uygulamadıkça sistemimizde saklanmaz. Müşterinin istatistik sayfası için her müşteri talebinin mesajları, talebin konusunu ve müşterinin yazdığı dili belirlemek üzere aynı sağlayıcıya gönderilir; belirlenen konu ve dil konuşmayla birlikte saklanır ve konuşmayla birlikte silinir.

WhatsApp iletişiminde Meta Platforms altyapısı kullanılır. Müşteri botuna kendi kullandığı bir sistemi (ör. e-ticaret altyapısı) bağladığında bot, bir soruyu yanıtlamak için gereken bilgiyi (ör. sipariş numarası) o sisteme ileterek sorgular. Bu sistemler alt işleyenlerimiz değil, müşterinin kendi seçip bağladığı hizmetlerdir.

Kendi WhatsApp demo numaramız Twilio (ABD) altyapısı üzerinden çalışır; bu numaraya yazılan mesajlar ve yanıtlarımız Twilio ve Meta üzerinden iletilir. Twilio mesaj kayıtlarını ve botun kullanmadığı ekleri kendi saklama kurallarına göre tutar. Müşterilerimizin numaraları Twilio’dan geçmez.

Birleşik Krallık dışına yapılan aktarımlar, yeterlilik kararları ya da Uluslararası Veri Aktarım Sözleşmesi (IDTA) / UK Eki temelinde gerçekleştirilir.

Müşteri kendi yapay zekâ sağlayıcı anahtarını tanımlayabilir; bu durumda çalışma alanı için yukarıda sayılan yapay zekâ işlemlerinin tamamı müşterinin kendi hesabı üzerinden yürütülür.

Saklama süresi

Hesap ve fatura kayıtları, Birleşik Krallık vergi mevzuatının öngördüğü süre boyunca saklanır.

Mesajlaşma içerikleri hesap açık olduğu sürece saklanır. Müşteri, sohbet geçmişini ve bilgi tabanını Ayarlar ekranından dilediği zaman indirebilir veya kalıcı olarak silebilir; bunun için bize başvurması gerekmez.

Hesap kapatıldığında içerik verileri 30 gün içinde silinir.

İletişim formu kayıtları ve demo sohbetinde size dönmemiz için bıraktığınız bilgiler, talebiniz sonuçlandıktan sonra makul bir süre saklanır ve isteğiniz üzerine silinir. Müşterilerimizin botlarının aldığı geri dönüş talepleri, ait oldukları konuşmayla birlikte saklanır ve konuşmayla birlikte silinir.

Sunucu erişim günlükleri en fazla 30 gün saklanır.

Veri ihlali

Kişisel veri ihlali hâlinde, riskin niteliğine göre 72 saat içinde ICO’ya bildirim yaparız. İhlal yüksek risk taşıyorsa etkilenen kişileri de bilgilendiririz.

Müşterinin veri sorumlusu sıfatıyla yapması gereken bildirimler için gerekli bilgiyi gecikmeksizin sağlarız.

Haklarınız

UK GDPR uyarınca; verilerinize erişme, düzeltilmesini, silinmesini veya işlenmesinin kısıtlanmasını isteme, işlemeye itiraz etme ve verilerinizi taşınabilir biçimde alma haklarına sahipsiniz.

Taleplerinizi destek@destekbotu.com adresine iletebilirsiniz. Bir ay içinde yanıt veririz.

Yanıtımızdan memnun kalmazsanız Birleşik Krallık veri koruma otoritesine (Information Commissioner’s Office, ico.org.uk) şikâyette bulunma hakkınız vardır.

Türkiye’de yerleşik müşteriler için not (KVKK)

Bu metne Birleşik Krallık hukuku uygulanır. Bu bölüm, Türkiye’de yerleşik müşterilerimizin kendi mevzuatlarından doğan yükümlülüklerini yerine getirmelerine yardımcı olmak içindir.

Türkiye’de yerleşik müşterilerimiz ve onların son kullanıcıları bakımından, 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu kapsamında müşteri veri sorumlusu, DestekBotu ise veri işleyen sıfatıyla hareket eder.

Verilerin yurt dışına aktarılması KVKK m.9 kapsamındadır: veriler Birleşik Krallık’ta yerleşik bir işletme tarafından, Avrupa’daki sunucular üzerinde işlenir ve yapay zekâ özellikleri (yanıt, fotoğraf ve sesli mesaj, bilgi tabanı araması, entegrasyon kurulumu, not taslağı, düzeltme önerisi ve talep istatistikleri) için model sağlayıcısına aktarılır. Son kullanıcıları bu aktarım hakkında aydınlatmak ve gerekli hukuki dayanağı sağlamak müşterinin yükümlülüğüdür; talep hâlinde bunun için gereken teknik bilgiyi veririz.

İlgili kişiler KVKK’dan doğan taleplerini müşteriye iletir. Müşteri talep ettiğinde, bu talebin karşılanması için gereken erişim, düzeltme, silme ve dışa aktarma işlemlerinde destek oluruz.

Kişisel Verileri Koruma Kurumu: kvkk.gov.tr

Çerezler

Oturum yönetimi, dil tercihi ve demo sohbetinin sürekliliği için yalnızca zorunlu çerezler kullanılır. Pazarlama, izleme veya profilleme çerezi kullanılmaz; bu nedenle PECR kapsamında ayrıca onay istenmez.

Değişiklikler

Bu metni güncellediğimizde yukarıdaki tarihi değiştiririz. Esaslı değişiklikleri müşterilerimize hesabın kayıtlı e-posta adresinden bildiririz.